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【DX化編】研究室活動・大学業務のDX化を通してわかったこと【2023年振り返り】

2023年度から研究プロジェクト「特別支援教育における授業・教材研究を支援する情報プラットフォームの開発と実装」がスタートしました。

2022年度で特別支援学校を退職されたざいちゃん先生を迎え、低予算で実現できる校務のDX化や授業や教材に関する情報の蓄積をコツコツと進めてきました。

今回の記事では2023年4月〜12月に取り組んだことの中で「研究室活動・大学業務のDX化を通してわかったこと」を中心に報告いたします💡

大学業務や研究活動のDX化【大幅コスト減と投資余力】

大学はコロナ禍を経過しているので、私の研究室では既にDXが進んでいる側面もありました。

導入済みのデジタルツールの例
  1. Youtubeを活用した情報発信・共有
  2. Zoomなどの遠隔会議システム
  3. Meeting Owlを使ったハイフレックス型のミーティング
  4. Googleフォームによるアンケート調査や授業のミニッツペーパーの効率化
  5. チャットツール(Slack)を活用した連絡の効率化
  6. LMS(Learning Management System)を活用した資料配布や連絡の効率化
  7. マインドマップ(Mindmeister)を活用した思考整理・プレゼンテーション作成
  8. CMS(Contents Management System:WordPress)を活用したホームページの運用
  9. スキャナーを使った電子ファイル化による省スペースと探し物コスト減
  10. クラウドストレージを活用したファイル共有・管理
  11. UD Talkを活用したコミュニケーション補助・情報保障

上記のデジタルツールに加え、ざいちゃん先生の参加によって様々な業務を効果的かつ効率化することができました。

新たに導入したデジタルツール
  1. Google Workspaceの導入
  2. Canva(グラフィックデザインツール)の導入
  3. CapCut(動画編集ツール)
  4. 生成AI(Copilot)の活用

Google Workspaceの導入

先述の通り、Googleのサービスは既に利用していました。
しかし、改めて使い方を学ぶとポテンシャルがまだまだあることに気づくことができました。

研究室で使っているGoogleのツール
  1. Chrome(ブラウザ)
  2. ドキュメント(Wordに該当)
  3. スプレッドシート(Excelに該当)
  4. スライド(PowerPointに該当)
  5. カレンダー(スケジュール管理・共有)
  6. サイト(研究室内ポータルサイトで繰り返しの説明を回避)
  7. チャット(連絡の効率化・ファイル共有の効率化)
  8. ドライブ(データの管理・共有)
  9. フォーム(アンケート、ミニッツペーパー、イベント参加者の把握)
  10. 翻訳(外国語への抵抗を回避)
  11. Meet(遠隔ミーティング)
  12. Jamboard(ブレインストーミング)

ひとつひとつは小さな時短なのですが、その積み重ねの効果は大きいです。
効率化された時間で、さらなる効率化や質の向上に取り組むと複利効果が生まれてくることを実感できます。

そのポイントは、「全部ブラウザ上で完結する」ことを中心に様々にありました。

なぜ時短になるのか?
  • アプリが立ち上がる時間を待たなくていい⏳
  • 端末間でのファイル同期を待つ必要がない⏳
  • ファイル共有・管理がスマートになる(「ファイルを渡す」という概念じゃなくなる)🤝
  • 同時編集が可能(編集のスタート地点がずれない)🤝
  • アプリをダウンロードする必要がない(端末のストレージ節約)
  • 時間を見て「やる・やらない」を判断する時間がなくなる(即実行)⏳
  • 学生さんとのスケジュール調整に必要なコミュニケーションコストが激減📅
    ❌「いつお時間空いていますか?」
    ⭕️「◯日の◯時にミーティングお願いできますか?」
  • 「プリントアウトして渡す」がない(時間・インク・紙・探し物・運搬コスト減)🪽
  • 外国語でのコミュニケーションの円滑化(時間・労力・心理的負荷の大幅減)🪽

ひとつひとつ、別の機能のアプリを立ち上げると、パソコンにも負荷がかかります。
そして、徐々にひとつひとつの作業に時間がかかるようになります。
待ち時間に集中が途切れたりイライラしたり、次のスケジュールが迫ってきてまとまった作業を諦めたりすることにつながります。

もとよし
もとよし

人が感じる負担感、抵抗感、億劫感、葛藤、逡巡、焦燥感など…、心理的な労力・疲労の業務への影響を甘く見積もってはいけません
脳のリソースを節約して、大事な局面での思考・判断・表現(コミュニケーション)にエネルギーを使えた実感があります💡

りんご
りんご

ツールの効果的な活用は、心理学的に表現すると「ストレスコーピングの資源」が増えた状態になりますね💡

次々に仕事が処理できると、自己効力感も高まって好循環が始まります♻️

それぞれのツールの具体的な活用については、別の機会にまとめていきたいと思います。

Canva(グラフィックデザインツール)の導入

大学での研究活動でグラフィックデザインツールを活用する場面は限られています。
しかし、アートを上手く活用すると情報受信者の感情面に影響することができます。

Canva(グラフィックデザインツール)を活用するメリット
  • 「お堅い情報」を柔らかい・温かい雰囲気にできる❤️
  • デザイン的に、ほとんど完成した状態から作業がスタートできる⏳
  • 特定のフリー素材に依存せず、様々なデザインを使うことができる🌈
  • 著作権を心配する必要がなくなる📕
  • デザインのプロセスを共有できる🤝

卒業研究に関する実践活動で、Canvaをうまく活用している学生さんもいらっしゃいます。
また、デザインが良いと研究内容も洗練して見えますから使わない理由はないと感じています💡

このホームページのアート担当のきゃりんさんもCanvaを使ってデザインされています。

もとよし
もとよし

私自身、もっと使い方を勉強して、様々な場面に応用したいと感じています💡

CapCut(動画編集ツール)の導入

CapCutは主にざいちゃん先生が動画編集に活用しているツールです。

CapCutの使用場面
  • 情報プラットフォームでYoutubeにアップする動画の編集
  • 講義・教材動画の編集(余計な箇所の削除、字幕付け)
  • 読み上げ機能を使ったナレーション
  • 不要な音の編集

この情報プラットフォームでは、今後動画による情報発信も充実させていきたいと考えています。
CanvaとCapCutをうまく使って、ポップなデザインの動画を出していきたいと構想しています💡

Copilot(生成AI)の導入

生成AIの活用は、ざいちゃん先生も私もどっぷりハマりました。

私もデジタルガジェットや情報通信技術(ICT)は便利なので好きです。
その「好き」の程度は、「新しいものを導入することに抵抗がない、順応が速い」程度です。
つまり「遅れない」くらいです。

一方のざいちゃん先生は、私をはるかに上回る探究心があり、次々と発表される新しい情報にキャッチアップして、どんどん試用していきます。

ざいちゃん
ざいちゃん

日本語版はまだかな?

一般公開はまだかな?

とても「楽しそう😊」に研究されています。
そのため、私のところにも最新情報と同時に、試用感に関する情報が入ってきます💡

生成AIの導入当初は、ChatGPTの無料版を半信半疑で試用していた感じでした。
ところが、GPT4に対応したCopilotが使えるようになってからは、使用場面も頻度も急拡大していきました。

生成AIの使用場面(例)
  • 一般的な情報検索
  • 情報源を焦点化・限定した情報収集
  • 情報の要約
  • 文章の添削
  • 特別支援教育に関するツール作成のサポート
  • 膨大な言語情報の処理サポート(人間ほど偏見がない印象)
  • 言語化のサポート(しっくりくる言葉の取捨選択)
  • 思考のサポート(壁打ち相手)
    ※具体的な活用例については別の機会に紹介していきます。

今現在感じている、生成AI活用の重要ポイントは「プロンプト」です。

対人では、指示を細かくし過ぎると嫌がられます。
一方、生成AIに対しては明確なプロンプトが大切です。
おそらく、プロンプトが上手になっていく先生は、知的障害や発達障害がある人への伝達も上手かもしれません。「コミュニケーションをとりながら理解を深めていけるから」です。

もとよし
もとよし

なお、知的障害や発達障害がある人への伝達は

  • 情報量
  • メディアの選択
  • タイミング
  • 順序
  • 伝える環境

など、考慮することも大切です💡

ざいちゃん
ざいちゃん

今後はマルチモーダルに対応するAIも使えるようになるみたいですよ。

「特別支援教育の専門性」と「生成AIの活用」がつながるかもしれません💡

2024年は、特別支援教育に関わる様々な業務プロセスに生成AIを活用する例を紹介していきたいと構想しています。

校務、書類作成、指導計画作成、授業アイデア、教材のアイデアなど、様々な場面を想定した生成AIの活用を紹介したいと意気込んでいます💪

最大の変化【問題解決プロセスでの時間の使い方が変わった】

ツールの導入そのものにも価値はありますが、何より問題解決プロセスでの時間の使い方が変わったことに大きな価値があります。

従来であれば、効率的な方法を調べることなく、時間をかけてコツコツと手作業を進めていました。その労力に満足して、ブラッシュアップをする気力も体力も残っていなかったのが正直なところです。

一方、ざいちゃん先生の作業の進め方は、効率的な方法を研究することからスタートします。

1時間、2時間・・・半日かけて低コストかつ効率的な方法を探求します。
そうすると、以後の同様の作業が効率化されるため時間と労力はたちまち回収できます。

せっかちな人は、その探求プロセスに耐えられずにアナログに作業を進めようとしてしまいます。年度当初の私も近いものがありました。習慣・性格が社会状況においついていないと感じたので整えることにしました。

「仕事を改善するために研究する」

一時的に作業を止めて研究をする勇気も必要です。
とても良い経験ができた1年でした。

もとよし
もとよし

研究は「重要だけど優先度が低い」と思われがちです。

研究に集中できる人がチームの中にいることの重要性を感じた年になりました💡

2024年もよろしくおねがいします!

世界はどんどん進化しています💡

その恩恵が学校現場、特別支援教育にも活かしていけるようにすることが私たちの願いです。
2024年も研究と情報発信を継続・拡大していきたいと思います。

ひきつづきよろしくお願いいたします💡

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